Quels sont les enjeux de l’implémentation d’une plateforme sociale pour votre communauté ?

De retour du salon Intranet et RSE ou j’ai rencontré nombre de fournisseurs de solutions, assité à plusieurs présentations de retour d’expérience clients et une dizaine de tables rondes, je partage les éléments qui vous aideront à mieux comprendre les enjeux d’un projet d’implémentation de plateforme sociale.

Salon Intranet et RSE

Selon l’Observatoire de l’intranet, seulement 10% des entreprises françaises possèderaient un Intranet ou un réseau social d’entreprise (RSE). Historiquement, les entreprises se sont d’abord intéressées aux activités des collaborateurs, puis à la gestion de la connaissance dans l’entreprise et maintenant aux interactions des individus et des groupes entre eux. La raison d’être de cette 

nouvelle dimension sociale de l’intranet est dans le partage et la collaboration en dehors des shémas traditionnels de l’entreprise. En effet, une telle implémentation va au delà du projet informatique, il s’agit d’un projet de transformation. La façon de travailler des collaborateurs, le rôle des managers et la communication d’entreprise peuvent être impactés. On peut imaginer qu’à l’issue du projet, l’ensemble des applications pourraient comporter une dimension sociale et le RSE serait le moyen d’intégrer les applications, les bases documentaires et le moteur de recherche voire de recommandation. 

L’apport d’une solution de recherche performante qui délivre des résultats pertinents est considérable lorsque le volume des données partagées est important. Le moteur de recherche doit être capable de se connecter à des bases diverses, de supporter les architectures specifiques (big data), de traiter des langues autres que l’anglais et de s’interfacer éventuellement avec d’autres moteurs déjà en place sur des solutions périphériques. Les problématiques de gestion des permissions au niveau des bases de connaissances et des politiques d’héritage de droits en place dans certains systèmes de partage social sont complexes. La mise en place d’un système d’autentification unique (SSO) ajoutera une difficulté supplémentaire à la partie technique du projet mais s’avère importante pour obtenir l’engagement des utilisateurs.

Le RSE ne remet pas en cause l’existance de la messagerie. Les expériences récentes montrent que l’implémentation d’un RSE permet de diminuer le volume des données d’environ 40% à partir du moment où on met en place des règles de gestion: limitation des destinataires, interdiction des pièces jointes en interne. En effet, la mise en place d’un réseau social d’entreprise s’appuye doublement sur la messagerie : D’abord par le biais des notifications qui permettent d’avertir l’utilisateur de la publication d’informations qui le concernent, mais aussi parce que c’est un outil que tous les collaborateurs ont l’habitude d’utiliser, ce qui va favoriser l’adhésion des utilisateurs.

Quelles que soit votre structure et vos ambitions en matière d’intranet et de RSE, il existe sur le marché des solutions techniques qui répondront à vos attentes, et des professionnels capables de vous accompagner pour l’installation et le paramétrage de l’outil sélectionné. Le réel défi d’un projet d’implémentation de RSE se situe au niveau de l’adhésion des collaborateurs après la mise en place du système. Selon les retours d’expérience à la fois des fournisseurs de solutions et des clients, la gouvernance d’entreprise, l’engagement des parties prenantes, la gestion du changement, la communication et la formation des utilisateurs couvrent 80% des zones de risque de l’ensemble du projet.

En résumé, la recommandation qui se dégage des conférences du salon Intranet et RSE est la suivante:

Lancez-vous sur un département homogène de votre structure, là où le besoin de partage est clairement exprimé et choisissez une solution évolutive. Vos chances de succès seront excellentes et favoriseront une généralisation de l’expérience.

4 Responses to Quels sont les enjeux de l’implémentation d’une plateforme sociale pour votre communauté ?

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