Conférences téléphoniques: Courage fuyons ? Ou pas.

E.T. Téléphone MaisonOutil incontournable de la conduite de vos projets, la téléconférence est trop souvent perçue comme une perte de temps par les participants. Toutefois, vous ne pouvez pas vous en passer car vos membres de comités, experts, fournisseurs et collaborateurs sont dispersés parfois dans le monde entier. De plus, vous avez besoin d’informer les parties prenantes, de discuter des options possibles ou de prendre des décisions de groupe.
Voici quelques éléments pour vous aider à améliorer l’image de vos téléconférences et les rendre plus performantes.

L’organisation

Annoncer l’objectif de la réunion et ce qui sera produit à son issue. C’est ce qui va permettre aux participants de décider de participer ou non. Vous avez besoin de leur contribution, soyez convaincants !

La durée est aussi un facteur important de décision. Je conseille de ne pas dépasser une heure. La plupart des réunions de suivi ne devraient pas dépasser une demi heure. Plus ce sera court plus vous aurez de chance de bloquer tous vos participants.

Une autre question se pose lorsque l’objet de la réunion concerne une information ou une prise de décision: Qui inviter ? Je vous conseille d’inclure les personnes qui sont indispensable uniquement à ce stade. Une fois le crénau et la liste des participants établis, vous pourrez étendre l’information à d’autres en fonction des possibilités, ou laisser aux participants principaux la possibilité d’inviter d’autres personnes.

Pour choisir le bon crénau, vous utilisez sans doute déjà Doodle. Je vous conseille de demander une réponse sous 2 ou 3 jours et d’annoncer le crénau retenu très rapidement sinon vos participants auront pris d’autres engagements. Les participants clés sont souvent très demandés, ne laissez pas passer une occasion.

Le choix de la plateforme technique est important et vous devez prendre en compte les possibilités de connection de vos participants. Par exemple, il est utile de prévoir un numéro gratuit pour le son lorsque la connection internet est incertaines pour certains.

Les préparatifs

Proposez un agenda en détaillant qui interviendra sur quel sujet et demandez des commentaires. Si vous attendez de certains participants qu’ils s’expriment sur un sujet, il faut les prévenir à l’avance afin de leur laisser le temps de préparer leur intervention. Cela améliorera la qualité de la téléconférence.

Prévoyez un support visuel pour conserver l’attention de vos participants même si vous n’avez que quelques slides. Pensez aussi au partage d’écran pour illustrer les propos de celui qui intervient.

Au MINIMUM 24h avant la réunion, vous devez communiquer à tous les participants, l’agenda finalisé ainsi que tous les documents qui vont être discutés en les invitant à les lire. La réunion ne doit pas servir à prendre connaissance des documents. Pensez à préciser le temps de parole de chacun sur votre agenda.

N’oubliez pas de tester la plateforme technique pour vérifier que tout est en place si vous n’avez pas l’habitude de l’utiliser. Les participants extérieurs risquent de ne pas avoir l’application installée sur leur machine, pensez à les avertir que l’installation risque de prendre du temps.

La conduite de la réunion

Il est parfois utile de vérifier que certains participants sont toujours libres ou qu’ils ont pris connaissance des documents un peu avant de démarrer. Faites preuve de tolérance, vos invités sont surement très occupés.

Soyez le premier à vous connecter quelques minutes en avance et accueillez les participants personnellement comme vous le feriez pour une réunion physique. Demandez aux participants de se présenter brièvement s’ils ne se connaissent pas car cela permettra à chacun de s’habituer aux voix et aux accents des personnes. Si certains sont dans un environnement bruyant, demandez leur de couper le micro lorsqu’ils n’interviennent pas. Commencez en rappelant l’objectif principal de la réunion avant de passer au premier point de votre agenda.

Assumez votre rôle d’animateur et aussi de modérateur, c’est vous qui êtes aux commandes !

Vous devez veiller à ce que chacun puisse s’exprimer dans le respect de l’objectif. Lorsqu’une décision doit être prise, il est bon de faire un tour de table pour vérifier que les participants clés ont exprimé leur point de vue. Si la discussion dérive et s’éloigne de l’objectif, proposez de planifier une autre conférence pour débattre de ce nouveau sujet.
Lors de la cloture de chaque point, résumez la conclusion en quelques secondes pour vérifier que tout le monde est d’accord. C’est ce qui sera dans le compte rendu.

A la fin de la réunion, reprenez les points rapidement et citez les actions à mener et qui en est responsable. Annoncez que vous communiquerez le compte rendu dans la journée et remerciez les participants pour leur temps et leur contribution.

Et après ?

Distribuez le compte rendu très rapidement, si possible dans la journée tant que les discussion sont encore fraîches dans la mémoire des participants. Si vous êtes bien organisé, il peut même être prêt dès la fin de la réunion.

Structurez votre compte rendu de façon très claire et lisible d’un coup d’oeil. Pour une réunion de suivi de projet, un tableau avec le responsable de chaque point, l’achèvement en %, la date de livraison, ce qui reste à faire… conviendra très bien. Si la réunion concerne une prise de décision, séparez bien les arguments pour et contre par exemple.

Dans le cas ou une conférence de suivi est prévue, ne tardez pas à l’organiser. Autant battre le fer tant qu’il est chaud !

En conclusion

Plus vos téléconférences seront efficaces, plus vous avez de chance d’atteindre vos objectifs mais aussi d’améliorer le taux d’engagement de vos parties prenantes, c’est à dire leur participation et contribution active. Les téléconférences ne doivent plus être perçues comme une perte de temps et votre responsabilité en tant qu’organisateur est de veiller à utiliser au mieux le temps que les participants vous accordent. Avec une attitude professionnelle, courtoise, respectueuse des points de vue de chacun mais soucieuse de l’objectif à atteindre, vous améliorerez de façon notable l’image et la productivité de vos téléconférences.

A vous de jouer pour ne pas vous retrouver dans ce cas !

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